Transformando ideas en realidades

Existen un sin número de factores que determinan la efectiva transformación de ideas en proyectos viables, y a partir de allí la realización exitosa del mismo. Los proyectos no solo se enmarcan en entornos caracterizados por el dinamismo del mercado, organización técnica, presupuesto o por necesidades. Los resultados de un proyecto están ligados a diversos ámbitos y requerimientos que se hacen de acuerdo a las condiciones en que se desarrollan y por los objetivos definidos. En este sentido el desarrollo de un proyecto se ve afectado por una serie de factores a veces no considerados y que interactúan de manera importante en todo momento. En nuestra experiencia observamos que a los proyectos se agregan consideraciones determinantes a ser tomadas en cuenta como parte integrante de los mismos, veamos los principales:

La cultura determina factores que afectan al proyecto. Los proyectos se desarrollan al interior de las organizaciones sean estas privadas o públicas. En ellas participan personas que presentan comportamientos influenciados por el estilo y las costumbres de dichas organizaciones. Por consiguiente, los resultados y la dinámica del proyecto están constantemente afectados por la cultura organizacional. Las decisiones tomadas alrededor del mismo pueden ser vistas de diversas formas para los miembros de la organización y dependiendo de ello, asumirán posiciones contributivas, detractoras o imparciales sobre el proyecto o sobre sus miembros.

La resistencia al cambio afecta al proyecto activando la sensación que produce salir de la zonas de seguridad a la que nos acostumbramos con una determinada forma de hacer las cosas, se convierte en uno de los aspectos que no se deben descuidar cuando se piensa en la administración de proyecto. Es entonces necesario convencer, motivar e integrar objetivos comunes que permitan reducir la resistencia al cambio por parte de quienes son objeto del proyecto.

La fase en que se encuentre afecta el proyecto de manera notable. Así por ejemplo el desgaste de las relaciones entre los involucrados en un proyecto cuando se presentan diferencias o conflictos, generados por la dinámica del proyecto, o las percepciones diferentes sobre un mismo tema, son comunes y determinantes para el resultado esperado. En muchos casos se presenta al enfocar las energías, en las personas que influencian el problema, más que en el problema en si mismo.

Los cambios de rumbo drásticos perjudican al proyecto. Los cambios de rumbo, frecuentes en algunos proyectos y ocasionados por la reacción ante un cambio del mercado o del entorno del proyecto, afectan negativamente el mismo, al no permitir la culminación de tareas o finalización de entregables esperados en una determinada fase del proyecto. Esto lleva frustraciones a los involucrados, al no suplir sus necesidades de realización y no ver concretado su esfuerzo en productos concretos o entregables tangibles.

Las situaciones emocionales de la gente influencian el proyecto. Los proyectos son desarrollados por personas. Esto quiere decir que está influenciado por aspectos subjetivos asociados a la naturaleza de los individuos que trabajan en él. Factores como el compromiso de sus miembros, la afinidad con las actividades que el equipo desarrolla, el grado de empatía y en general la emoción que se genera alrededor del proyecto, se convierten en el combustible que hace que los resultados esperados, se logren a pesar de los inconvenientes.

La curva de aprendizaje de temas requeridos para la obtención de los objetivos propuestos, afectan el proyecto. Algunos proyectos involucran la utilización de nuevas tecnologías, en ellos el grado de incertidumbre sobre su capacidad, sumado a la curva de aprendizaje necesaria para obtener un dominio sobre los beneficios y limitaciones reales de las nuevas tecnologías, frecuentemente constituyen factores que consumen mayores recursos como tiempo, costo y reprogramación.

Los afectados por los resultados del proyecto, pueden influir negativamente en el mismo. En algunas ocasiones los resultados del proyecto afectaran a personas, ya sea porque su forma de trabajo se modificara o porque sus actividades serán automatizadas y por ende no será necesaria su presencia para la compañía. Más aun algunos proyectos incluyen a estas personas como proveedores de información de procesos o miembros del equipo de proyecto.

Es de esperase que se presente resistencia a veces natural frente al desarrollo de un proyecto, que se traduzca en obstáculos para la finalización del mismo. Por lo que siempre es necesario tener en cuenta la necesidad de crear un clima de colaboración, calidad y conocimiento común que permita desarrollar un proyecto dentro del mejor ambiente y fluidez posible. Recordando siempre que un proyecto tiene una fecha de inicio y un objetivo con presupuesto definido tambien con fecha determinada.

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