Programando un proyecto

Cualquier tipo de proyecto requiere un programa. Sea que se vaya a planificar algo aparentemente tan trivial como un pequeño viaje, construir un puente, diseñar una página WEB, lanzar un nuevo producto, abir un nuevo negocio o bien para desarrollar una campaña comunicacional. Un programa sirve principalmente para tres propósitos vitales que lo justifican por sí mismo.

El primer propósito es fijar los compromisos acerca de cuándo deben ser hechas las actividades que conforman el plan. El programa provee la ubicación en cuanto a las responsabilidades de cada persona envuelta, confirmando lo que cada participante va a entregar en un periodo particular de tiempo. Por experiencia sabemos que cuando una persona piensa en un programa relativo a un proyecto, independientemente del tamaño que tenga, el primer propósito que tiene en mente es; cuando se entrega que. Asimismo los programas se utilizan como referencia externa porque ellos son utilizados para cerrar acuerdos o definir un marcos de tiempo y esfuerzos determinados con los clientes y/o proveedores asociados al proyecto. Normalmente un cliente particular acuerda y paga en base al cumplimiento de un servicio determinado, dentro de un límite de tiempo específico, se definen entregas fraccionadas en coordinación con otros proyectos, inversiones o exigencias de mercado.

El segundo propósito de un programa es incentivar a los participantes a visualizar que su esfuerzo es parte de un todo, siendo que su participación se constituye como una pieza fundamental que se agrega al trabajo de los demás, logrando un resultado de participación común. Sin un programa sugiriendo fechas y tiempos de cuando las actividades deben estar realizadas es impensable creer que las conexiones y dependencias pueden ser destacadas y ejecutadas cuando corresponde. Sin un programa cada uno de los participantes se enfocaría en su trabajo de manera aislada y no conocería en que forma su actividad impactaría en el trabajo de otros, ni conocería de qué manera se podría lograr una mayor eficiencia.

Solamente cuando los detalles son definidos y escritos claramente definiendo responsabilidades claras, los cálculos reales de los requerimientos del proyecto pueden ser realizados. Esto es válido incluso para pequeños grupos de trabajo y para personas que trabajan individualmente. Es evidente que existe un importante componente psicológico en un programa porque hace público (entre los participantes) los compromisos realizados con cada uno bajo valores definidos, siendo que es muy difícil olvidar algo expuesto bajo estas características donde permanentemente se recuerda qué se necesita realizar por parte de cada quien.

Por otra parte el tercer propósito de un programa es tan importante como proveer una herramienta para hacer el seguimiento de avance del proyecto y hacer los ajustes necesarios de acuerdo a logro de los objetivos. Los cuales en detalle se realizan en base a las diferentes condiciones que se presentan durante el desarrollo y los objetivos establecidos tanto parciales como definitivos.

Mientras más grande y complejo sea el proyecto, más importantes será el desarrollo de un programa definido, pues existen más dependencias entre las personas, decisiones y tiempos con un impacto interactivo bajo la misma magnitud.

Con estos propósitos en mente, los cuales consideramos como los centrales, también es necesario entender que por más perfecto que sea el programa, no va a resolver todos los problemas que un proyecto o desarrollo pudiera tener. Un programa no puede remediar un mal diseño, un concepto equivocado o tampoco va a proteger de una mala dirección, metas indefinidas o una pobre comunicación. Los programas bien desarrollados son una potente herramienta de referencia a ser utilizada por quienes entienden que método, tiempo y el trabajo organizado de los personas se convierten en el eje para lograr un buen servicio y lograr la satisfacción del cliente.

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