El factor vital

La comunicación existe como un proceso inherente a la naturaleza humana para transmitir información o bien un mensaje en un determinado contexto y canal, en el que un emisor da a conocer un concepto para ser recibido por otra parte, quien supuestamente debe dar pauta a la retroalimentación.

Este proceso se presenta en toda nuestra vida, aunque de manera específica en las organizaciones, se requiere de manera continua y entre todos los integrantes de la misma de acuerdo a reglas preestablecidas, pero también a través de acciones informales dentro de ciertos límites, a lo que se agregan los distintos puntos de vista y discrepancias de opiniones siendo además de que no hay certeza de que lo transmitido pueda ser traducido en las acciones que realmente se pretenden.

En el desarrollo de la  comunicación de las empresas se deben tener en cuenta conceptos y reglas clave de la misma, aunque debe existir especial énfasis en la barreras y restricciones que puedan haber derivados de la dinámica, jerarquía y forma en que existen en el giro de sus objetivos, así como del manejo sobre el medio interno y externo que actúan como condicionantes.

La comunicación es medular en el campo empresarial en lo concerniente a la cultura, ambiente organizacional y acción diaria, teniendo total influencia en la especificación de los valores y la relación interna y externa que envuelve el giro de los negocios y que en conjunto llevan  al alcance de los objetivos que persigue cualquier organización. Sin comunicación no existe la posibilidad de adelantar absolutamente nada en cuanto a las actividades de trabajo, no se pueden recibir ni dar opiniones, tampoco instrucciones, incluso es imposible recibir solicitudes o pedidos de los clientes o entender alcances determinados. Entonces, ¿Las promovemos y las utilizamos de acuerdo a conceptos definidos o permitimos que sea el mundo externo quien las controle de acuerdo a sus intereses y entender?

Es un asunto que conlleva un aspecto formal desde lo interno en cuanto a las prácticas de trabajo de cada organización, pero que a la vez debe tomar en cuenta la manera como estas se manejan hoy en cuanto a las herramientas que permiten el intercambio de información inmediata con el intensivo uso de las herramientas Online hacia el mundo exterior

Notamos como muchas empresas han caído en la informalidad del uso exclusivo de herramientas de intercambio de comunicación basadas en chats, aplicaciones móviles o mensajería instantánea, sin considerar los registros se deben guardar con respecto a temas de relevancia y metodología operacional y documental con rigurosidad mínima. En muchos casos se obvia la recepción de documentación o se dan órdenes o respuestas sin registro alguno, lo que trae consecuencias, desorden operativo y complicaciones administrativas e incluso confusiones que generan conflictos de importancia que en muchos casos afectan los intereses de la organización o la relación con los clientes y proveedores.

La dinámica de los mercados, nuevos conceptos y el intercambio comunicacional On-line de hoy se retro alimenta y está exigiendo respuestas inmediatas pero no por esa facilidad esto permite desvirtuar el sentido de la formalidad comunicacional que la toma de decisiones requiere. Justamente al contrario, esta necesidad de agilidad para captar mercados, clientes y nuevos conceptos de negocios abre una inmensa puerta a las ventajas competitivas con el uso de las tecnologías de información (TIC) de forma destacada, permitiendo así dar respuesta en base a los recursos sobre los servicios y productos, agilizando las opciones frente a la competencia y creando un estilo de intercambio que se desarrolla en base a un estándar particular y único que puede tomar ventaja alimentado de innumerables fuentes de información de manera simultánea e interconectada, lo que permite sacar ventajas en la toma de decisiones y acciones estratégicas que los competidores no imaginan.

La capacidad de disponer de múltiples fuentes de información Online es la base para destacar en la competencia de hoy. Pero lo importante es como analizamos y sacamos conclusiones de esa información de manera rigurosa para accionar la maquinaria de la empresa. Todo un reto para la gerencia que requiere agilidad pero a la vez capacidad de análisis y decisión en un mundo donde los ciclos y planes cambian de manera constante.

Al utilizar el poder vital de las comunicaciones dentro de las posibilidades que brindan hoy en día, podemos tomar decisiones con la seguridad de que estamos sobre el conocimiento de la situación para la acción de nuestros intereses empresariales en todo momento. Estamos ante factores vitales de cambios permanentes, donde los viejos métodos gerenciales tienden a desaparecer, porque las realidades se construyen sobre el procesamiento de información inmediata e interconectada con una suma de factores que se interrelacionan y se trastocan, con múltiples situaciones y variables que en muchas ocasiones escapan a nuestro control pero que podemos determinar y tomar acción si tenemos la habilidad para desarrollar un adecuado sistema de análisis de información. Todo lo necesario está presente y dispuesto para ser utilizado en un universo de creciente agilidad e intercambio, donde también hay que cambiar marcando el ritmo.

Carlos Guevara Jurado

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